Como redactar un correo electrónico

Irene Quiñones/ octubre 8, 2016/ Tutoriales/ 0 comments

La comunicación es importante entre los seres humanos cualquiera sea el medio que emplees y el momento en qué se realice. Qué necesario es también transmitir el mensaje correcto y que llegue en el momento en que más lo necesitas.

Estas premisas son válidas para la comunicación en vivo como en documentos escritos, impresos u online. Este artículo tiene como objetivo resaltar estas características al redactar un correo electrónico, pero comencemos por el principio ¿Me lees?

Previo a introducirnos en el tema te contaré una cortita anécdota de mi curso de Auditoría de Sistemas. En la primera clase, el profesor pidió los correos electrónicos de todos los estudiantes, ya que la comunicación sería durante todo el semestre por ese medio. Es decir, preguntas, aclaratorias, textos, informes se enviarían/recibirían a través de un correo. Pero…que debíamos tener cuentas serias creadas, quiénes tuvieses nombres de usuarios similares a los ejemplos que te listo a continuación, no recibirían la información.

  • muñeca2014@gmail.com
  • labebadenadie@hotmail.com
  • 48937594maria@yahoo.com

¿Sabes el por qué de esto? Imagina que estás solicitando un empleo en una empresa como Google o haciendo el negocio de tu vida con una transnacional reconocida. El ejecutivo de la empresa recibe tu curriculum o propuesta de negocios pero proviene de muñeca2014@gmail.com

Quizás nunca sabrás por qué no recibiste respuesta y aquí te contaré algunas razones, y sobre lo cual mi profesor de Auditoría de sistemas nos inició en el área de negocios con el primer paso para tener una identidad digital profesional correctamente creada.

Una razón importante para construir tu identidad digital correctamente desde el inicio.

Consejo N. 1: Crear cuenta de correo electrónico

Crear una cuenta de correo electrónico es la invitación de entrada al mundo digital como lo conoces hoy (año 2016), por lo que debe decir por sí solo a quien representa. Así que al crear tu cuenta de correo indica tu nombre real tanto para la dirección de correo como para los datos personales.

Ciertamente, puedes encontrar que otras personas tienen un nombre similar al tuyo. ¿Consejo? Usa variantes, intercambia la ubicación de nombre y apellido o agrega un sufijo como la especialidad, área de trabajo, ciudad, etc.

Un pequeño tip de seguridad informática 🙂

Nunca uses tu número de cédula, año de nacimiento, número de casa o fecha de cumpleaños de tu hijo para conformar la dirección de correo o clave de acceso. Es un error común en el que informas además a los hackers sobre los datos personales necesarios para acceder a tu cuenta.

Consejo N. 2: Conserva los buenos modales en tu correo electrónico

Cuando entablas una conversación por primera vez con una persona lo primero que haces es presentarte y cuando llegas a un sitio saludar. Dentro de un correo electrónico estas normas sociales no están excluidas y mejoran notablemente la imagen que tendrán tus receptores o clientes sobre tí.

Pero ojo, debes definir como será tu estilo de comunicación con la persona a quién le escribirás. ¿Será formal o informal?

¿En qué se basan los buenos modales?
  • Inicia tu correo con un saludo y no olvides despedirte.
  • Dirígete a las personas con respeto siempre
  • Sé breve. Las historias personales o información innecesaria y el yoísmo no ayudan. Debemos valorar el tiempo y los megas de las personas a quienes les escribimos, recuerda que pueden leerte desde el móvil también.
  • Nunca respondas un correo electrónico con estas frases:
    • “Ya se lo envío”
    • “Recibido”
    • “En cuanto pueda le respondo”
    • “La cotización se enviará en unos días”
  • Deja abierta la opción de otros canales de comunicación dentro del correo electrónico o a través de otras vías. Ejem
    • Podemos atenderle personalmente en caso de requerir una muestra de nuestros productos
    • Estamos en las redes sociales Twitter e Instagram. Respondemos a su duda vía whatsapp al número +58 414 555 55 55.

Consejo 3. Sé coherente en tu correo electrónico

Es importante que la información, los servicios y productos que ofreces en promociones y ofertas deben existir para el momento que se solicitan, con la calidad y disponibilidad en la que se publicaron.

Los valores de la empresa deben reflejarse en la redacción de tu correo electrónico ¿Cómo? Siendo responsables y puntuales en los tiempos de respuestas de los correos.

Consejo 4. Permítete escribir bien tu correo electrónico

Ortografía, puntuación y redacción. Estas 3 amigas acompañan siempre la transmisión correcta del mensaje. Algunos aspectos que debes cuidar:

  • Uso correcto de las mayúsculas al inicio de un párrafo, después de un punto y en nombres propios de personas, ciudades, países e instituciones. Luego de un saludo, también la primera letra va en mayúscula.
  • Evita confusiones con los siguientes pares de palabras has-haz, echo-hecho, haya-halla, hay-ahí, ves-vez.
  • Acentúa correctamente las palabras. Un acento puede cambiar el sentido de la oración.
  • Usa los signos de interrogación y admiración, al principio y final de la oración. Es una regla de nuestro idioma español, sólo en inglés se colocan al final.
  • No olvides que la h es muda pero debe colocarse en las palabras que la llevan.
  • Escribir un texto todo en mayúscula no solo se hace ilegible sino que es considerado como un grito.
  • En inglés se tiende a escribir títulos y subtítulos con la inicial de cada palabra en mayúscula, en español esto no sucede. Recuerdo mi profesor de seminario de proyecto de grado, quién llamaba a esta mala práctica la enfermedad de la mayisculitis.

Consejo 5.  Construye el mejor mensaje

Captar la atención de nuestros lectores es un paso necesario y muy importante para nosotros, así que aprovecha el momento. Mira estas características e incorpóralas a tu buenas prácticas de redacción de correos electrónicos corporativos.

  • Define un asunto coherente con el tema a tratar en el cuerpo del correo electrónico, usa una palabra clave y voz activa para ello. ¡Motiva!
  • Saluda
  • Introduce una frase que le indique de qué va el correo (resumen)
  • Indica qué beneficios ofreces, cómo puedes contribuir o qué aportas con tu oferta, producto, servicio.
  • Explica ahora de forma breve el por qué deben comunicarse contigo, usar tus productos o contratar tus servicios. Usa combinación de frases cortas y largas, directas y has referencia a una temática por párrafo.
  • No incluyas otros temas en el cuerpo del correo. Si requieres tratar otro asunto es preferible enviar un correo adicional.
  • Los párrafos no deben comenzar por las mismas palabras. Ejemplo:
    • Las alternativas a estos productos…
    • Las alternativas en el mercado no ofrecen…
  • Incluye conectores, no solo ayudan a conectar oraciones sino a mantener interesados al lector en el mensaje.
  • Usa correctamente los tiempos. Ayer, hoy o mañana.
  • Evita ‘cosificar’. Se refiere a la costumbre de llamar un objeto, del que no recordamos su nombre, con la palabra ‘cosa’.

Estos 5 consejos puedes ponerlos en práctica no solo en la redacción de un correo electrónico sino en la creación de artículos o documentos para ser leídos en la web.

Algo que me ayuda mucho cuando tengo dudas al escribir una palabra y saber si doy el mensaje correcto o está bien escrita es:

  • Pronunciar la palabra sola varias veces en voz alta. Esto me dice si la acentué correctamente.
  • Leer la frase o el párrafo varias veces en voz alta. Con esto me pongo en lugar de mis lectores y confirmo si trasmito el mensaje correcto, si mi mensaje es preciso, coherente y útil.

Ante cualquier duda, consulta un diccionario o Google 🙂

Un breve resumen

¿Recuerdas que inicié este artículo con una frase de Guillian Flynn? Es hora de iniciar un buen proceso de comunicación a través de esta herramienta y hacer que nuestros correos enviados quieran ser guardados y leídos muchas veces de ser necesario. Quedarnos en las mentes de las personas como personas que aunque representemos una marca, empresa o servicio y podamos conversar en igual tono que nuestros receptores.

Comienza a personalizar ya el mensaje que darás en tus correos electrónicos, motiva con lo que ofreces y conecta con una voz más humana. Incorpora tu identidad corporativa y cuida al máximo la redacción y ortografía.

Quedo a disposición para cualquier pregunta que tengas sobre gestión de correo electrónico, ya sabes, me encanta apoyar mi comunidad. Pongo mi granito de arena para continuar aprendiendo y compartiendo desde este espacio contigo.

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Imagen: Pixabay

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